滙豐工商金融「公司戶口健康指南」：七個原則協助企業妥善管理公司戶口

對中小企而言，企業能否長遠穩健經營，除了取決於市場表現及業務發展，亦與公司財務管理息息相關。滙豐工商金融於「公司戶口健康指南」中指出，公司戶口的日常運作情況，反映企業對資金流向、交易紀錄及風險管理的掌握程度，是企業管理不可忽視的基本環節。

根據滙豐工商金融「公司戶口健康指南」，企業可透過以下七個原則，建立清晰、有序及可追溯的公司戶口管理模式，減少不必要的營運與合規風險。

1. 清楚界定公司戶口的使用範圍

公司戶口應只用作處理與已登記業務相關的交易。企業應保持商業與個人財務分開，避免混合使用戶口，亦不應以公司戶口支付私人娛樂或家庭開支。

清晰界定戶口用途，有助企業保持帳目清楚，減少後續在財務檢視或申報時出現混亂。

2. 妥善保存所有交易紀錄

指南建議，企業應定期查看公司戶口的入賬、轉賬及支賬紀錄，並保存每筆交易相關的證明文件，包括收據、合約及貨運文件等。

完整而有系統的交易紀錄，有助企業掌握現金流狀況，亦可在需要時清楚交代資金來源與用途。

3. 只選用持牌銀行或付款中介機構

滙豐工商金融「公司戶口健康指南」提醒，企業在進行電匯、轉賬或電子支付時，應選用持牌銀行或合規的付款中介機構，以確保資金來源及流向清晰可追蹤。

避免透過無牌的付款中介進行交易，有助降低資金風險及潛在問題。

4. 避免與涉及金融犯罪或制裁風險的對象交易

指南指出，企業應了解其買家、供應商、客戶及服務提供者的背景，以及其業務涉及的國家或地區。在交易前，應留意是否存在制裁或其他高風險因素。

透過事前查核交易對象，企業可減少誤墮高風險交易的可能性。

5. 拒絕使用公司戶口協助他人處理交易

根據滙豐工商金融「公司戶口健康指南」，公司戶口只應用於與自身業務相關的資金往來。企業不應協助他人收取或支付款項，亦不應處理與公司營運無關的資金或資產。

同時，企業亦應向員工清楚說明公司戶口的正確使用方式，以防止誤用或濫用。

6. 及時回覆銀行查詢並提供所需資料

為偵測及防範可疑交易，銀行可能會就個別戶口活動向企業作出查詢。指南建議，企業應定期查看銀行發出的電郵或通知，並接聽銀行來電，適時提供所需資料。

保持與銀行的有效溝通，有助確保戶口安全及服務運作順暢。

7. 主動通知銀行業務或公司架構的變動

當公司出現業務性質改變、組織架構調整、拓展新市場，或更新董事、股東及聯絡資料時，企業應盡快通知銀行。

讓銀行掌握企業的最新情況，有助其理解戶口交易模式的轉變，減少因資料未更新而導致的服務延誤或限制。

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編輯補充｜給中小企管理層

從滙豐工商金融「公司戶口健康指南」可見，公司戶口管理並非單純的行政工作，而是企業風險管理及內部管治的重要一環。透過建立良好的戶口管理習慣，中小企可在日常營運中減少不必要的財務及合規風險，為業務發展奠定更穩定的基礎。

如欲了解更多實務情境及完整建議，可到滙豐工商金融下載完整版《公司戶口健康指南》。